Mantenimiento de registros exactos de inventario
“Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan cuánto y qué tipos de inventario posee una compañía, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado”. (Brooks and Wilson, 2007,1)
La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo físico real. Su importancia reside en el hecho que únicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo. (Heizer y Render, 2001)
a) Falta de conocimiento del personal
Errores cometidos por desconocimiento de los procedimientos, conversión de unidades y nomenclatura de los materiales.b) Falta de atención del personal
· Errores en la recepción, despacho, ubicación y registro de los materiales.· Transacciones no registradas en el sistema en cuanto a ingresos y salidas de los materiales.
c) Proveedores
Errores en la entrega de los materiales: cantidad diferente a la cantidad solicitada.
d) Empresa y otros departamentos
· Falta de política y procedimientos para las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.· Falta de condiciones que faciliten el almacenamiento y control de los materiales.
· Errores del software en el registro de las transacciones.
· Errores relacionados con el proceso y volumen de transacciones.
· Asignar a personal específico las responsabilidades de recepción, despacho y registro de los materiales.
· Mantener el almacén bajo control.
· Concientizar al personal sobre la importancia de su participación en la exactitud de los registros. · Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.
En cuanto a la medición de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador ERI como medida de la confiabilidad del almacén. Este indicador cuyas siglas significan exactitud de registro de inventario se puede calcular en unidades monetarias o cantidades.
a) Cálculo en unidades monetarias
Mide el costo de las mercancías registradas versus el inventario físico valorizado con el objetivo de asegurar que el registro en libros y declaraciones de impuesto sea el mismo.b) Cálculo en cantidades
Mide la cantidad de inventario registrado versus el inventario físico con el objetivo de asegurar que la cantidad que figura en el sistema y física es exactamente la misma.En la actualidad, el porcentaje de error tolerable entre el inventario físico y los registros varía de una empresa a otra, esto debido a que algunas compañías se esfuerzan por lograr una exactitud de 100%, mientras que otras aceptan un 1%, 2% o 3% de error. El nivel de exactitud recomendado por American Production and Inventory Control Society (APICS) es 0.2% para los artículos clase A, 1% para los artículos clase B y 5% para los artículos clase C.
a) Razones financieras
Los impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podrían dar pagos en exceso o en defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:
· Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos, interrumpe la producción y retrasa las entregas.
· Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise Resource Planning (ERP).
· Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos anuales
Gracias..... excelente informacion.
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