Ventajas y Desventajas del Inventario

“Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y logística de una empresa”. (Ballou, 2004, 326)

Además, como nos recuerda Krajewski y Ritzman (2000, 544): “El inventario se crea cuando el volumen de materiales, parte o bienes terminados que se recibe es mayor que el volumen de los mismos que se distribuye; el inventario se agota cuando la distribución es mayor que la recepción de materiales”.

 Existen numerosas razones que justifican la existencia de inventarios entre las que destacan:

a)  Servicio al cliente

“La creación de inventarios reduce las posibilidades de que haya faltantes y órdenes atrasadas que son dos preocupaciones claves de los vendedores. Un faltante se presenta cuando un artículo que normalmente se tiene en inventario no está disponible para satisfacer la demanda en el momento en que ésta se presenta, lo que se traduce en pérdida de una venta. Una orden atrasada es el pedido de un cliente que no es posible atender en la fecha prometida, sino algún tiempo después”. (Krajewski y Ritzman, 2000, 545)

b)  Reducción de costos

Como mencionan Ballou (2004)  y Krajewski y Ritzman (2000), la existencia de inventarios favorece las economías de producción, es decir, incrementa la utilización de mano de obra y equipos, y reduce el costo de preparación debido a periodos de producción más largos.

Por otro lado, mantener  inventarios permite obtener ventajas económicas en la compra a través de descuentos por precio y cantidad, y reducir el costo de hacer un pedido, el cual es independiente del tamaño del pedido.

Además, tener  inventarios permite reducir el costo de transporte mediante el envío de cargas completas que requieren menor manipulación.

Finalmente, una empresa puede reducir el pago a los proveedores mediante el incremento de su inventario cuando se realizan compras adelantadas en épocas que se estima un alza en los precios. Es decir, se adquiere una mayor cantidad de productos a precios actuales más bajos en vez de comprar a precios futuros más altos.

Asimismo, existen argumentos en contra de los inventarios basados principalmente en el costo de manejo de los inventarios y  la carencia de un enfoque sistémico.

a)  Costo de manejo de inventarios

Como nos recuerda Krajewski y Ritzman (2000), el inventario es una inversión temporal en bienes y ocasiona un costo, el cual está compuesto por intereses, costo de almacenamiento y manejo, impuestos, seguros y mermas, que varían según el nivel de inventario.

b)   Carencia de enfoque sistémico

El uso de inventario promueve una actitud aislada de la gestión de la cadena de suministro. Adicionalmente, no soluciona problemas por carecer del enfoque anteriormente mencionado.

Gestión de la cadena de suministro

“La cadena de suministro engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios intermedios y terminados que son ofrecidos y distribuidos al consumidor para satisfacer su demanda. Asimismo, incluye áreas funcionales tanto externas como internas, desde proveedores hasta consumidores”. (PricewaterhouseCoopers, 2000,7)

Según Ballou (2004),  las actividades que conforman la cadena de suministro dependen del enfoque que se adopte. En general, se encuentran divididas en actividades claves y actividades de apoyo, las cuales se detallan a continuación:

a)  Las actividades claves se encuentran en la curva crítica dentro del canal de distribución física. Son esenciales para: La coordinación efectiva y completar la tarea logística. Entre dichas actividades tenemos: servicio al cliente, transporte, manejo de inventarios y flujo de información.

b)  Las actividades de apoyo contribuyen a los objetivos de la logística. Entre las actividades de apoyo destacan: almacenamiento, manejo de materiales, compras, embalaje, mantenimiento de información, y cooperación con producción y operaciones.

“La gestión de la cadena de suministro (SCM)  es la planificación, organización y control de las actividades de la cadena de suministro con la finalidad de maximizar el valor del producto o servicio entregado al consumidor final a la vez que disminuimos los costos de la organización” (PricewaterhouseCoopers, 2000, 8) Es decir, busca integrar  eficientemente  todas las entidades participantes en el proceso como proveedores, fabricantes, distribuidores y vendedores para alcanzar una ventaja competitiva sustentable y productividad. (Tarín, García, Hernández y Zamarripa, 2008) 

La importancia de la gestión de la cadena de suministro es innegable y como menciona Porter (1994)   en un futuro, la competencia será entre cadena de suministros  porque una empresa puede alcanzar el éxito a través de una adecuada gestión de su cadena de suministro. Por ello, las empresas clasifican a sus clientes de acuerdo a sus necesidades de servicios y adecuan  la cadena  de  suministro y la red logística a dichas necesidades, es decir, adoptan medidas para retrasar la diferenciación de los productos.

Finalmente,  es importante considerar la perspectiva del Outsourcing en el manejo de la cadena de suministro porque su aplicación garantizaría que  la empresa solo se enfoque en los procesos que le dan  valor agregado a su producto lo que  permite un ahorro en costos,  mayor disponibilidad de efectivo y reducción del riesgo. Sin embargo, también  implicaría  riesgos porque  depende en mayor medida del contratista. (Sasson, 2005) 

Logística

Carrasco (2000) y Carreño (2006) consideran que  la logística  está encargada de las actividades comprendidas desde el aprovisionamiento de materia prima  hasta la entrega de los productos terminados, es decir, incluye la administración de los recursos y la distribución física. Además, reconocen la interrelación existente entre dichas actividades y la necesidad de considerarlas en conjunto para adquirir una visión global en la toma de decisiones  que  permita lograr los objetivos de la empresa.

Objetivos de la logística

Actualmente,  las empresas reconocen la importancia del consumidor  y  por ello, adoptan  una visión del cliente buscando su satisfacción a través de una variedad de servicios. Para cumplir con las actuales demandas de los clientes, la logística promueve la flexibilidad de las distintas actividades y así generar una respuesta más rápida frente a las nuevas exigencias de los clientes. En conclusión, el objetivo principal de la logística es brindar  un buen servicio al cliente que implica  productos de calidad, óptimas condiciones,  bajo costo de mantenimiento  y entrega en plazo establecido. (Carrasco, 2000)

Áreas funcionales de la logística

Las áreas funcionales de la  logística varían según el giro del negocio, sin embargo, existen áreas comunes como área de comercialización, área de compras, área  de almacenamiento y área de distribución. A continuación  se procederá a explicar las funciones de las  áreas anteriormente mencionadas.

Entendemos por área de comercialización, aquel conjunto de actividades que se realizan para establecer contacto con los clientes, brindar cotizaciones de los diferentes productos y medir el grado de satisfacción de los clientes con los productos recibidos. Mientras que el área de compras controla el proceso de adquisición de materia prima, analiza cuidadosamente a los proveedores y establece los parámetros para su selección

Por otro lado, el área de almacenamiento se encarga de la recepción, inspección, control  y  traslado de los materiales al almacén para favorecer su conservación. Finalmente, el área de distribución se encarga del traslado de los productos terminados para lo cual realiza una  planificación diaria  de  las  entregas con el objetivo de  maximizar la capacidad de utilización de la unidad de transporte y garantizar el cumplimiento de las fechas de entrega.            

Es importante resaltar que dichas áreas están en permanente comunicación no solo entre ellas sino también con otras áreas funcionales de la empresa como finanzas, marketing y producción  con la finalidad  de  favorecer la flexibilidad de la empresa hacia las nuevas exigencias del mercado. (Carreño, 2006)

Importancia de la logística

Según Carrasco (2000),  la importancia de la logística  radica en la obtención de una empresa competitiva y adaptable, lo cual es  indispensable en un entorno de elevada competencia y guerra de precios.

Análisis FODA aplicado a las empresas gráficas

La mayoría de empresas pequeñas de los diferentes rubros desconocen la importancia del análisis FODA como parte de su planificación estratégica o como parte del conocimiento de su empresa y su entorno, pues piensan que la mayoría de herramientas genenciales están orientadas básicamente a empresas "grandes" donde el volumen del negocio y operaciones justifica el uso de herramientas más sofisticados. Sin embargo, la mayoría de herramientas gerenciales, independientemente del tamaño y rubro de la empresa,  permiten tomar decisiones adecuadas que al final repercuten en la competitividad de la empresa.

En esta oportunidad, se aplicará el análisis FODA a una empresa gráfica pequeña y a partir de los resultados obtenidos se adoptará un plan de acciones, el cual será desarrollado en otro artículo.

Análisis FODA

El análisis FODA es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se compone de dos factores controlales: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas

a)       Fortalezas  :

Son las capacidades de la empresa por las que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.  Una manera  fácil de identificarlas es a través de las siguientes preguntas:

¿Qué ventajas tiene la empresa?

¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?

¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?

¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?

¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

En este caso,  se determinó las fortalezas de una empresa gráfica pequeña dedicada a la elaboración de cajas para medicamentos.

Fortalezas	Impacto
	A	M	B
Personal calificado y comprometido con los objetivos de la empresa.	X
Proveedores adecuados  para los diferentes productos y servicios requeridos por la empresa.		X
Oportunidad de desarrollo de línea de carrera para el personal.		X
Capacitaciones a nivel de jefaturas  en temas afines a sus labores.		X
Administración eficiente de fondos menores.		X
Capacidad de financiamiento en diferentes entidades bancarias y proveedores  para financiar inversiones.		X
Fidelizacion del cliente.	X
Flexibilidad y capacidad de atención de diferentes  pedidos.	X

b)      Oportunidades :

Las  oportunidades son aquellos factores que resultan favorables y explotables que permiten obtener ventajas competitivas.Una manera fácil de identificarlas es a través de las siguientes preguntas:

¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?

¿De qué tendencias del mercado se tiene información?

¿Existe una coyuntura en la economía del país?

¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?

¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?

¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

En este caso, se determinó las oportunidades de una empresa gráfica pequeña dedicada a la elaboración de cajas para medicamentos.

Oportunidades	Impacto
	A	M	B
Mejora de la  gestión de proveedores.		X
Búsqueda de  productos sustitutos para suministros gráficos.		X
Modernización  e inversión en infraestructura, equipos y maquinaria.		X
Implementación del sistema de calidad ISO 9000.		X
Mejoramiento de las condiciones de trabajo y remuneración del personal operativo.		X
Modernización del  software Sistema Integrado de Información acorde a los nuevos requerimientos de la empresa.	X
Nuevas formas de financiamiento con los clientes, proveedores  y entidades bancarias.		X
Desarrollo de nuevos mercados y  líneas de productos a través del conocimiento del cliente.	X
Desarrollo de nuevas estrategias y canales de venta.		X
Adopción de programas de responsabilidad social y ambiental.		X

c)   Debilidades

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia: recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, entre otros.Una manera fácil de identificarlas es a través de las siguientes preguntas:

¿Qué se puede mejorar?

¿Que se debería evitar?

¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?

¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?

En este caso, se determinó las debilidades de una empresa gráfica pequeña dedicada a la elaboración de cajas para medicamentos.

Debilidades	Impacto
	A	M	B
Dependencia de proveedores locales para abastecerse de papeles y cartones.		X
Ausencia de planificación estratégica ( plan estratégico, plan táctico y plan operativo)	X
Deficiente utilización del espacio y distribución de áreas de trabajo.		X
Deficiencias en la gestión del personal operativo: Ausencia de programas de capacitación, bienestar y  salud, inducción y motivación.		X
Falta de proactividad en los mandos medios.		X
Carencia de un sistema de información acorde a las necesidades de la empresa y que sirva a la toma de decisiones gerenciales.	X
Falta de políticas  de facturación  y programas  de cobranza.		X
Deficiencias en la gestión de relaciones con el cliente (preventa, venta, gestión del servicio y postventa).	X

d)     Amenazas:

Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.Una manera fácil de identificarlas es a través de las siguientes preguntas:

¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?

¿Qué están haciendo los competidores?

¿Se tienen problemas de recursos de capital?

¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

En este caso, se determinó las amenazas de una empresa gráfica pequeña dedicada a la elaboración de cajas para medicamentos.

Amenazas	Impacto
	A	M	B
Tendencia del alza del precio internacional de los suministros gráficos y materia prima.	X
Integración de los proveedores hacia adelante: tendencia de los proveedores de papeles y cartones en convertirse en empresas gráficas.	X
Riesgo de obsolescencia de los equipos y maquinarias disponibles.		X
Alta rotación del personal.		X
La necesidad de un sistema de información que exija una inversión considerable.		X
Reducción de la línea de crédito por parte de entidades bancarias y proveedores.		X
Aumento de las tasas de interés por parte de las entidades bancarias.		X
Entrada de nuevos competidores: empresas gráficas que se enfoquen en impresiones farmacéuticas.		X
Guerra de precios en el de mercado de impresiones farmacéuticas.		X
Coyuntura social, económica y política del país.	X
Cambio del material de los empaque de los productos farmacéuticos.	X

 

 

Como se puede observar, la aplicación del ánalisis FODA permite conocer la situación real de la empresa y a partir de esos resultados pasar a la acción, es decir, cómo convertimos las amenazas en oportunidades y las debilidades en fortalezas.